Privacybeleid - Dropon (versie 20 oktober 2021)
1. Waarom dit privacybeleid?
Dit Privacybeleid is van toepassing op de website www.dropon.io, en het gerelateerde online platform en mobiele applicatie ("Dropon").
We hechten veel waarde aan de bescherming van je privacy en persoonlijke gegevens. Wij gebruiken en verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de GDPR. Elke verwijzing naar de 'GDPR' is een verwijzing naar de Verordening van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Met dit Privacybeleid willen wij de betrokkene, namelijk de natuurlijke persoon wiens gegevens worden verwerkt en die direct of indirect kan worden geïdentificeerd (waaronder "Bezoekers" en "Gebruikers", zoals hierna gedefinieerd), wijzen op alle mogelijke verwerkingen die met zijn of haar persoonsgegevens worden uitgevoerd en op de wettelijke rechten waarover hij of zij beschikt. Door Dropon te gebruiken, gaan Bezoekers en Gebruikers akkoord met het verzamelen en verwerken van hun persoonsgegevens in overeenstemming met de voorwaarden van dit Privacybeleid.
Ons Privacybeleid kan in de toekomst worden gewijzigd of aangepast. Dergelijke wijzigingen zullen duidelijk worden aangegeven in het Privacybeleid. Het is aan u om dit document regelmatig te raadplegen. Elke substantiële wijziging zal echter te allen tijde duidelijk en afzonderlijk aan u worden gecommuniceerd.
2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens?
De website www.dropon.io (de "Website") is een initiatief van:
Dropon BV (hierna "wij" of "ons")
Oktrooiplein 1, bus 201
B-9000, Gent
Ondernemingsnummer (BTW-BE): 0703.998.977 E-mail: info@dropon.io
Dit privacybeleid is alleen beschikbaar in het Engels, als u vragen heeft over dit privacybeleid en de interpretatie ervan, neem dan contact met ons op.
Dropon BV is de "verantwoordelijke voor de verwerking" in de zin van de GDPR en beslist als enige welke persoonsgegevens worden verzameld en wat het doel en de middelen zijn voor de verwerking van deze persoonsgegevens. Voor de verwerking van de persoonsgegevens vertrouwen we op zorgvuldig geselecteerde gegevensverwerkers. Een verwerker is de natuurlijke of rechtspersoon die op verzoek en namens de verwerkingsverantwoordelijke uw persoonsgegevens verwerkt (bijv. hostingproviders). De verwerker is verplicht om de veiligheid en vertrouwelijkheid van de gegevens te waarborgen. De verwerker handelt altijd in opdracht van de verantwoordelijke voor de verwerking.
3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
a) Bezoekers
"Bezoekers" zijn alle natuurlijke personen die onze Website via het internet bezoeken, op onze Website surfen en eventueel een webformulier op onze Website invullen.
De persoonsgegevens van Bezoekers worden verzameld (i) via cookies wanneer zij op onze Website surfen (zie ook Sectie 5 hieronder), en (ii) wanneer zij een formulier op onze Website invullen. Wanneer bepaalde informatie verplicht is en andere informatie optioneel, wordt dit duidelijk als zodanig aangegeven op het webformulier (verplichte informatie gaat vergezeld van een "*"), zodat u kunt kiezen of u ons optionele informatie wilt verstrekken of niet.
Wij verbinden ons ertoe om alleen persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken die nuttig en noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. Een niet-limitatieve lijst van persoonsgegevens van Bezoekers die verwerkt kunnen worden, is hier te vinden:
● Uw elektronische identificatiegegevens (IP-adres) en andere cookiegegevens zoals uw vermoedelijke plaats van consultatie, uur en dag van de consultatie, de pagina's die geraadpleegd worden;
● Uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, geslacht);
● Uw contactgegevens (e-mail, adresgegevens, telefoonnummer);
● Uw taalvoorkeur; en
● De inhoud van het bericht dat u ons stuurt via het webformulier.
Wij gebruiken ook zowel technische als niet-technische (d.w.z. tracking of analytische) cookies om terugkerende Bezoekers te herkennen en om de Bezoeker een gepersonaliseerde Bezoekerservaring te bieden, om technische keuzes te onthouden en om eventuele fouten op de Website op te sporen en te corrigeren. Voor meer informatie over het gebruik van cookies verwijzen wij u naar hoofdstuk 5 en ons Cookiebeleid.
b) Gebruikers
"Gebruikers" zijn alle natuurlijke personen die een Dropon gebruikersaccount aanmaken en geautoriseerde toegang hebben tot Dropon (het online platform en/of de mobiele applicatie).
Gegevens verstrekt door gebruikers. Dit omvat:
- Gebruikersprofiel
De persoonlijke gegevens van Gebruikers worden verzameld (i) wanneer ze hun gebruikersaccount aanmaken en (ii) wanneer ze hun gebruikersaccountinformatie in een later stadium verder aanvullen. Telkens wanneer bepaalde informatie verplicht is en andere informatie optioneel, wordt dit duidelijk als zodanig aangegeven in het accountregistratieformulier (verplichte informatie gaat vergezeld van een "*"), zodat u kunt kiezen of u ons al dan niet optionele informatie wilt verstrekken.
Wij verbinden ons ertoe om alleen persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken die nuttig en noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. Een niet-uitputtende lijst van persoonsgegevens van Gebruikers die mogelijk worden verwerkt, vindt u hier:
● Uw elektronische identificatiegegevens (IP-adres);
● Uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, geslacht);
● Uw contactgegevens (e-mail, adresgegevens, telefoonnummer);
● Uw taalvoorkeur; en
- Het bedrijf waarvoor u werkt (onze klant of een klant of leverancier van onze eigen klant)
en gerelateerde facturerings-/factureringsgegevens, indien relevant.
- Gebruikersinhoud: Gegevens met betrekking tot leveringen en ophalingen
Deze informatie wordt verzameld en in eerste instantie verwerkt door ons in onze hoedanigheid van "gegevensverwerker" die in dienst wordt genomen door onze klanten (die zelf optreden als "verantwoordelijken voor de verwerking").
Via ons online platform en onze software kunnen onze klanten leveringen en leveringsroutes plannen en beheren, evenals gerelateerde communicatie tussen verschillende Gebruikers. Zij kunnen Dropon gebruiken voor het plannen en optimaliseren van routes, en onze klanten kunnen toegangs- en gebruikersrechten verlenen aan hun eigen werknemers, hun onderaannemers en hun eigen klanten (bijv. om leveringen via het platform te volgen).
Een deel van de informatie die in deze context door Gebruikers wordt ingevoerd, zijn gegevens met betrekking tot leveringen en leveringsroutes, waaronder GPS-coördinaten. Dergelijke GPS-coördinaten kunnen worden aangemerkt als persoonsgegevens, voor zover ze kunnen worden gekoppeld aan een geïdentificeerde of geïdentificeerde bestuurder of ontvanger van een levering.
In wezen verwerken we deze gegevens als een "gegevensverwerker" in overeenstemming met een gegevensverwerkingsovereenkomst met onze klanten en gebruiken we deze gegevens niet voor onze eigen doeleinden, met één uitzondering: we kunnen gegevens met betrekking tot leveringen en leveringsroutes, inclusief GPS-coördinaten, verwerken (inclusief door middel van anonimisering) voor onze eigen doeleinden als "gegevensbeheerder", zoals verder wordt uitgelegd in Sectie 4 hieronder.
Gegevens die worden gecreëerd tijdens het gebruik van onze diensten:
Locatiegegevens van de gebruiker - bestuurder - die de mobiele applicatie gebruikt: We verzamelen de exacte of geschatte locatiegegevens van bestuurders om functies voor het volgen van ritten, leveringen of ophalingen mogelijk te maken. Dropon verzamelt deze gegevens wanneer de applicatie op de voorgrond (app open en op het scherm) of op de achtergrond (app open maar niet op het scherm) van hun mobiele apparaat wordt uitgevoerd. We verzamelen dergelijke gegevens als de gebruiker ons hiervoor toestemming heeft gegeven op het mobiele apparaat. De applicatie kan worden gebruikt zonder Dropon in te schakelen om locatiegegevens te verzamelen, maar dit kan van invloed zijn op bepaalde functies zoals het berekenen van de ETA.
Communicatiegegevens tussen gebruikers met chauffeursprofielen, gebruikers met plannerprofielen en ontvangers. De registratie van leverings- en afhaalspecifieke acties, zoals opmerkingen over leveringen en afhalingen, status van leveringen en afhalingen, foto's met betrekking tot de leverings- of afhaaldiensten worden opgeslagen op Dropon. Deze gegevens worden gebruikt om een soepel operationeel proces te garanderen en worden alleen gedeeld met de begunstigden van deze informatie.
4. Voor welke doelen worden mijn persoonlijke gegevens gebruikt en op welke rechtsgrond?
Persoonlijke gegevens worden primair verwerkt voor intern gebruik binnen Dropon. Wij kunnen u verzekeren dat persoonlijke gegevens niet tegen betaling worden verkocht, doorgegeven of gecommuniceerd aan derden die met ons verbonden zijn. Dropon heeft redelijke juridische en technische voorzorgsmaatregelen genomen om ongeautoriseerde toegang tot en misbruik van uw persoonlijke gegevens te voorkomen.
a) Bezoekers
Wij verzamelen uw persoonsgegevens om iedere Bezoeker van ons platform een veilige, geoptimaliseerde en persoonlijke Bezoekerservaring te bieden. Deze verzameling van persoonsgegevens wordt uitgebreider naarmate de Bezoeker intensiever gebruik maakt van het platform en onze online service. Bij het bezoeken van de website worden ook bepaalde gegevens verzameld (door middel van cookies) voor statistische doeleinden. Dergelijke gegevens zijn nodig om het gebruik van onze Website te optimaliseren. Deze gegevens zijn: IP-adres, waarschijnlijke locatie van raadpleging, uur en dag van de raadpleging, de pagina's die worden geraadpleegd. Wanneer u de Website bezoekt, wordt u de keuze geboden om in te stemmen met het verzamelen van gegevens voor statistische doeleinden (via onze Cookie Consent Banner), of om uw browser zo in te stellen dat deze cookies dergelijke gegevens niet verzamelen.
Daarnaast verzamelen we persoonsgegevens van Bezoekers (zoals beschreven in Sectie 3 hierboven) voor de afhandeling van vragen en klachten en om contact met hen te kunnen opnemen wanneer zij contact met ons hebben opgenomen via het contactformulier op onze Website.
Wanneer Bezoekers zich actief abonneren op onze nieuwsbrieven en promotionele mailings, verwerken we bovendien hun persoonsgegevens voor deze doeleinden. Merk op dat u het recht hebt om uw toestemming op elk gewenst moment in te trekken, kosteloos en zonder dat dit negatieve gevolgen voor u heeft. U kunt dit doen per e-mail (zie hieronder) of via de opt-out link in elk van onze marketingmailings.
Rechtsgrond:
● toestemming voor niet-technische (tracking of analytische) cookies en expliciete toestemming voor direct marketing mailings: en
● onze legitieme belangen om vragen en klachten te behandelen en te beantwoorden en om contact te kunnen opnemen met Bezoekers wanneer zij contact met ons hebben opgenomen via het contactformulier op onze Website.
b) Gebruikers
Gegevensbescherming is essentieel voor de werking van het Dropon platform en de gerelateerde diensten. De verwerking van de gegevens van de Gebruiker gebeurt uitsluitend voor de volgende specifieke doeleinden:
● Om een algemene en gepersonaliseerde dienst aan te bieden en te verbeteren; met inbegrip van facturatiedoeleinden, het verstrekken van informatie, nieuwsbrieven en aanbiedingen die nuttig en/of noodzakelijk zijn voor de Gebruiker, het verkrijgen van gebruikersbeoordelingen en het verlenen van ondersteuning;
● Om fraude, fouten en/of crimineel gedrag op te sporen en hiertegen te beschermen; en
● Marketingdoeleinden (nieuwsbrieven en promotionele mailings) die worden verzonden naar Gebruikers wanneer zij
actief hebben onderschreven.
● Communicatie tussen gebruikers mogelijk te maken.
● Voor klantenondersteuning.
● Het leveren van de service Dropon is ontworpen voor: bezorgingsbeheer inclusief het optimaliseren en bewaken van logistieke taken,
● Locatieservices worden gebruikt om de locatie van de chauffeurs te bewaken en ontvangers te informeren over aanstaande leveringen of ophalingen, evenals prestatiebeoordelingen.
● Als gegevensbeheerder voor onze eigen R&D en machine learning doeleinden, productontwikkeling en optimalisatie.
De Gebruiker verstrekt altijd zijn/haar persoonlijke gegevens aan Dropon en behoudt dus enige controle. Als sommige gegevens onvolledig of ogenschijnlijk onjuist zijn, behoudt Dropon zich het recht voor om bepaalde verwachte acties tijdelijk of permanent uit te stellen.
Rechtsgrond:
● uitvoering van ons contract met Gebruikers die een gebruikersaccount hebben aangemaakt en onze Algemene voorwaarden hebben geaccepteerd om ondersteuning, diensten/facturering en andere relevante informatie te leveren;
● onze legitieme belangen om fraude, fouten en/of crimineel gedrag op te sporen en hiertegen te beschermen; en
● toestemming voor niet-technische (tracking of analytische) cookies en expliciete toestemming voor direct marketing mailings.
● onze legitieme belangen als IT-ontwikkelaar om de software en algoritmen die we gebruiken voortdurend te verbeteren en om R&D-activiteiten uit te voeren.
Merk op dat u het recht hebt om uw toestemming op elk gewenst moment in te trekken, zonder kosten en zonder dat dit negatieve gevolgen voor u heeft. U kunt dit doen per e-mail (zie hieronder) of via de opt-out-link in elk van onze marketingmailings.
5. We gebruiken ook cookies
Tijdens een bezoek aan onze Website kunnen cookies op de harde schijf van uw computer worden geplaatst en dit enkel en alleen om beter te kunnen inspelen op de behoeften van de terugkerende Bezoeker. Niet-functionele cookies helpen ons om uw bezoek aan de website te optimaliseren, technische keuzes te onthouden (bijvoorbeeld taalkeuzes, nieuwsbrieven, etc.) en om u meer relevante diensten en aanbiedingen te tonen.
Voor meer informatie over het gebruik van cookies verwijzen wij u graag naar ons Cookiebeleid.
Uiteraard staat het u vrij om cookies uit te schakelen in uw internet webbrowser. Als u wilt weten
hoe u cookies kunt uitschakelen, raadpleegt u ons Cookiebeleid.
6. Garantie van een rechtmatige en veilige verwerking van uw persoonlijke gegevens
We zullen uw persoonlijke gegevens op een eerlijke en rechtvaardige manier verwerken. Dit omvat de volgende garanties:
- Uw persoonsgegevens worden alleen verzameld en verwerkt in overeenstemming met de beschreven en gerechtvaardigde doeleinden van dit privacybeleid.
- Uw persoonsgegevens worden alleen verzameld en verwerkt in de mate dat dit voldoende is, en niet buitensporig.
De risico's van een toevallige of onrechtmatige vernietiging, onopzettelijk verlies, wijziging van of toegang tot elke andere niet toegestane verwerking worden tot een minimum beperkt. In geval van een inbraak in het informaticasysteem nemen we onmiddellijk alle mogelijke maatregelen om de schade tot een minimum te beperken. We streven er ook naar om uw persoonlijke gegevens accuraat en up-to-date te houden. Met het oog hierop verzoeken wij u vriendelijk om ons op de hoogte te stellen van wijzigingen in uw persoonlijke gegevens (zoals een wijziging in uw contactgegevens).
7. Met wie delen wij uw persoonlijke gegevens?
In het kader van onze activiteiten zoals hierboven beschreven, delen we uw persoonlijke gegevens met dienstverleners (IT-dienstverleners of leveranciers van cloud-opslag, PR/marketingbureaus die mailingcampagnes voor ons organiseren, verkoopdienstverleners of creatieve bureaus) die optreden als onze "gegevensverwerkers".
Verder kunnen we uw persoonsgegevens delen met onze juridische adviseurs in het geval van een (dreigende) rechtszaak, of met de overheid, politie of justitie in het geval we daartoe wettelijk verplicht zijn.
Tot slot kunnen we uw persoonsgegevens ook delen met derden in het kader van een (voorgenomen) overname door een dergelijke derde van onze bedrijfsmiddelen of aandelen. Persoonsgegevens kunnen in deze context bijvoorbeeld worden opgenomen in een beveiligde dataroom, met beperkte toegang en onderworpen aan strikte contractuele afspraken met een (potentiële) koper.
We zullen passende waarborgen implementeren wanneer we uw persoonsgegevens doorgeven aan derden. Indien nodig zullen we bijvoorbeeld een gegevensoverdracht of een verwerkingsovereenkomst sluiten waarin de beperkingen op het gebruik van uw persoonlijke gegevens en de verplichtingen met betrekking tot de beveiliging van uw persoonlijke gegevens worden gespecificeerd.
8. Hoe lang bewaren we uw persoonlijke gegevens?
Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is in verband met de doeleinden waarvoor wij ze verwerken (zoals opgesomd in Sectie 4 hierboven). Meer in het bijzonder worden persoonsgegevens die zijn opgenomen in boekhoudkundige, financiële of andere officiële documenten bewaard zolang dergelijke documenten wettelijk moeten worden bewaard. Persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering en opvolging van een contractuele relatie worden bewaard voor de volledige duur van die relatie en tot 10 jaar na beëindiging ervan, en persoonsgegevens die zijn verkregen in het kader van de behandeling van klachten worden verwijderd (of geanonimiseerd) zodra de klacht is afgehandeld. Tot slot worden persoonsgegevens die worden gebruikt voor marketingdoeleinden bewaard zolang we u relevante mailings sturen en maximaal 1,5 jaar daarna. Zodra wij constateren dat uw contactgegevens niet langer correct of actief zijn, of wanneer u besluit gebruik te maken van uw recht om u af te melden, zullen wij uw persoonsgegevens niet langer voor deze doeleinden bewaren.
Daarna is het nog steeds mogelijk dat ze terug te vinden zijn in onze back-ups of archieven, maar ze worden niet meer actief verwerkt in een bestand, behalve wanneer we hiertoe wettelijk verplicht zijn, of wanneer dit noodzakelijk is voor het verdedigen van onze belangen in het kader van een gerechtelijke procedure (bijv. in geval van een geschil), dan bewaren we de persoonsgegevens voor langere perioden.
9. Wat zijn je rechten?
a. Recht op toegang tot/ rectificatie van/afschaffing van uw persoonsgegevens
Als u uw identiteit kunt bewijzen, hebt u het recht om van ons antwoord te krijgen op de vraag of uw persoonsgegevens al dan niet worden verwerkt. Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken, hebt u bovendien het recht op toegang tot uw persoonsgegevens. U hebt het recht om informatie te ontvangen over de doeleinden van de verwerking, de categorieën van persoonsgegevens die worden verwerkt, de ontvangers van de persoonsgegevens, de criteria voor het bepalen van de periode waarin uw persoonsgegevens worden opgeslagen en de rechten die u kunt uitoefenen in overeenstemming met de GDPR.
Onnauwkeurige of onvolledige persoonsgegevens kunnen altijd worden gecorrigeerd of gewist. Het is in de eerste plaats aan u om onnauwkeurigheden in uw persoonlijke profiel aan te passen.
U hebt het recht om, in bepaalde welomschreven gevallen, uw persoonlijke gegevens door ons te laten wissen zonder onredelijke vertraging. U kunt dit recht uitoefenen in de volgende gevallen:
- Wanneer uw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of verwerkt;
- Wanneer u uw toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond meer is voor de verwerking;
- Wanneer er bezwaar wordt gemaakt tegen de verwerking en er geen geldende en dwingende gerechtvaardigde gronden meer zijn voor de verwerking;
- Wanneer de persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt;
- Wanneer uw persoonsgegevens moeten worden gewist in overeenstemming met een wettelijke verplichting.
We onderzoeken de aanwezigheid van een van deze bovengenoemde gevallen voordat we aan een verzoek voldoen.
b. Recht op beperking van/bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens
U hebt het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken:
- Gedurende de periode dat wij de juistheid van de persoonsgegevens moeten controleren, in het geval van
een bezwaar; of
- Wanneer de verwerking van persoonsgegevens onwettig is en u verzoekt om een beperking van de
verwerking in plaats van het wissen van de persoonsgegevens; of
- Wanneer wij uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor de doeleinden van de verwerking, maar u
de persoonsgegevens nodig heeft voor een rechtsvordering; of
- Gedurende de periode dat wij moeten beoordelen of er gronden zijn voor het wissen van
persoonsgegevens.
Bovendien hebt u te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens vanwege specifieke, persoonlijke redenen. Wij zullen de verwerking van uw persoonsgegevens dan staken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens kunnen aanvoeren die dwingender zijn dan uw recht op bezwaar. U kunt bovendien altijd bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden ('opt-out'), zelfs zonder rechtvaardiging.
c. Recht op gegevensoverdraagbaarheid
U hebt het recht om de verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen. U hebt ook het recht om deze persoonsgegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens uitsluitend berust op uw toestemming.
d. Recht om een klacht in te dienen
U hebt het recht om een klacht in te dienen over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (www.dataprotectionauthority.be).
10. Hoe oefent u uw rechten uit?
Als u gebruik wilt maken van uw recht, streven wij ernaar om binnen één (1) maand na ontvangst van de aanvraag hieraan te voldoen. De aanvraag kan gebeuren via een aangetekende brief of via een contactformulier op www.dropon.io. Het is mogelijk dat we vooraf om een identiteitsbewijs vragen om je verzoek te kunnen controleren.
In principe kun je je GDPR-rechten kosteloos uitoefenen. Alleen als verzoeken duidelijk ongegrond of buitensporig zijn, kunnen we een redelijke vergoeding vragen.
Meer informatie en advies over uw rechten kunt u ook vinden op www.dataprotectionauthority.be.
